Butterfly KISS

アラサーOLのリアルな日常

残業を70時間から10時間へ減らした方法

 

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こんばんは、ジャスミンです。

 

あなたの職場には残業、ありますか?

 

ジャスミンは普通の事務OLなのですが、

今の職場に転職して半年目くらいから昨年の7月まで、約5年にわたって慢性的な残業をしていました。

だいたい月に40〜70時間の残業をしていて、定時で帰ることは年に数回しかありませんでした。(しかも強制定時退社日みたいなときだけ)

 

業界的には貿易系なので、取引量の多さや海外との時差の問題もあり、残業は仕方ないみたいな風潮があり、私自身もそれを受け入れていました。(あとで違うと気付くのですけど)

 

しかしある時、もう残業をやめよう!!と決意して、翌月から3ヶ月かけて、月の残業時間を70時間→10時間へ減らすことができました。

 

本記事では、そのきっかけと方法についてお伝えします。

 

 

◆目次◆

 

 

その残業、本当にやらなくてはいけないことですか?

 

ジャスミンは毎日焦っていました。

 

今夜はデートの約束があるのに、またキャンセルしないといけない。。

定時で帰って眼科に行きたいけど今日も無理かぁ。。

20時。めっちゃお腹すいたけど、いつ帰れるんだろう。。

昨日帰ったの24時過ぎてたから寝不足。。

 

朝〜定時まではずっと電話&メールのやり取りをしており、

定時後からは溜まった事務作業を処理する。

お昼休みも時には無しで、休憩無しで退社までやる。

月末月初は特に残業していて、帰宅は23時過ぎが日常でした。

そして年始最初の出勤日はなぜか朝7時に出社。

 

自分としては、精一杯やっているつもり。

物理的に無理な仕事量なんじゃないか?と思っていました。

 

 

・・が、ある日のこと。

 

 

同じフロアにいる、ほとんど話したことがない男性社員から、

ジャスミンさんいつも帰り遅いみたいだけど、大丈夫?」

と聞かれて、え!なんでこの人にまで心配されないといけないんだ!

とショックを受けました。

わたしはその人と目もあったことがなければ仕事上の接点も皆無。

しかも同じ時期に、ジャスミンさんは仕事の捌き方が遅いんじゃないか。

と思っている人が複数いることを人づてに聞きました。

 

え・・・えぇえっ!!!(怒!!!!!)

 

と思いました。

確かに長時間残業してる人は仕事ができない人だと思われます。

当時の私もそう思っていました。

しかし、自分がそうだとは思っていなかったのです。

 

悔しい・・!!仕事量が多いせい(だと思っている)なのに・・

 

でもこの際、それを疑うべきなのではないかと素直に自分自身に言い聞かせ、

自分の仕事の捌き方を見直そう!とその場で決意。

残業、やめよう!!と。

 

まずは、自分の仕事のやり方を振り返ってみることにしました。

 

解決策① 業務の細分化、効率化、シンプル化

まずは、細分化。

自分が1日に行なっている業務を細かく分けました。

朝来たらすぐにやること。

午前中にやること。

午後やること。

その日に終わらせなくてはいけないこと。

その日ではなくてもいいこと。

そもそもやらなくてもいいこと。←これが重要だった

 

 

次に、効率化。

一番時間を取られている、電話で行なっている業務を疑う。

 

電話は基本的に時間を奪われる(または奪う)ツールなので、電話を使う場面を限定する。

ジャスミンからかける場合は、タイムリーな交渉が必要な場面や、本当に対応を急いで欲しい時、間違いがないよう念押しする時、の3場面でしか電話を使わないことに限定。

相手から頻繁にかけてくる場合は、間違いがないようなるべくメールでやり取りしましょう、と伝えて、手短に終わらせる。

 

メールについても、自分が送信している文を疑う。

長文にせず、「相手にして欲しいこと」を3行までで明確に。

たまにお客さんでも超長文メールを送られる方がいますが、

して欲しいことは実は1つだけだった・・みたいなことがよくあります。

たくさんの要素を盛り込まない。相手の次のステップを予測しながら。

1往復で双方の疑問点が解決できるように。

とにかく少ないやり取りで業務を完結するように意識。

 

そして、シンプル化。

業務を早く終わらせるためには何をしたら良いか、ではなく何をやめたら良いか、を考えるように。

そうすると、手順がひとつひとつ減って、結果的に仕事がシンプルになります。

ジャスミンがやめたことは、

散らかっている机の上の不要な書類を全部捨てて必要最低限にする、

X年分の書類が入っているキャビネットを断捨離、

クソ真面目にやっていた書類ファイリングをやめる、

トリプルチェックをやめてダブルチェックにする、

です。

 

解決策② 自分で自分のデッドラインを設定する

今日は定時退社する!!と出社時に決める。

昼休憩60分は1分も仕事をしないと決める。

アフター5に予定を入れてしまう。

明日でいいことは今日やらない。

 

とにかく、だらだらと仕事することをやめました。

「今日も残業だから仕方ない」は、自分が設定していることだったのです。

「今日も定時退社だ!」と決めること。

 

解決策③ 不用意に仕事を受けない

ジャスミンはよく、同僚が有給をとっている時や急に休んだ時に、代わりに仕事をする際「ここまでやっておいた方が親切だろう」という思いで、率先して手伝ったり、頼まれていないことまでやったりしていました。

自分の仕事そっちのけでその人の仕事を最優先でやったり、机の上の書類の整理整頓まで。自分の仕事を先に終わらせるべき時にも他人を優先していた。)

でも、じゃあわたしが休んだ時にそうなるかというと、そうはならない。

わたしがやっていたことは仕事を回す上で必要ではなく、ただのおせっかいだった、みたいなことが多々ありました。

 

しかも、おせっかいをした結果、その仕事がいつのまにかわたしの担当になっていた、ということも多々あり・・結果的に担当する仕事が増えてしまった、なんてことも。

自爆です。

 

なので、

おせっかいをしない=必要以上のことを勝手にやらない、

自分の仕事の進捗状況をよく考えて行動する、

一時的に手が空いたからといって、安易に仕事を受けない。

を念頭に置くようにしました。

 

結果、残業時間は70時間から10時間へ

上記解決策①〜③を3ヶ月かけてきちんとやった結果、

最高残業時間75時間・5年間平均残業40時間だったのが、平均10時間になりました。

 

でもおそらく、仕事ができる人にとっては①〜③って常識レベルのことなんだろうなぁと思います。今思えば。

 

結論:わたしは仕事が遅かった

 

ということです。

なので、残業が続いている方は、「自分の仕事のしかた」を振り返って疑ってみることもいいかもしれません。

(もちろん、物理的に難しい仕事量の方もいらっしゃると思うので、一概には言えませんが)

 

今では、アフター5は当たり前に自由時間になっており、

睡眠時間もしっかり摂れています!

 

 

ジャスミン

 

 

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